TorpedoAdm

- Versjon 8.5 -

Det komplette timeliste/prosjektstyring/administrasjonsprogrammet for arkitekt- og ingeniørkontorer.

TorpedoAdm har i dag mer enn 1000 brukere og er markedsleder på norske arkitektkontorer. Programmet egner seg også svært godt for andre prosjektorienterte firmaer som utfakturerer timer på beslektet måte, (ingeniører, konsulenter, designere, reklamebyråer, datautviklere osv.)

TorpedoAdm er ajour med de siste versjoner av Windows og Macintosh. Skjermbildene er fra forskjellige operativsystemer/oppsett, klikk på bildene for å se dem i full størrelse.

Full oversikt og kontroll

TorpedoAdm gir deg den daglige administrative oversikten ditt firma trenger.

TorpedoAdm holder styr på dine nåværende og ønskede kunder, dine prosjekter, ditt timeforbruk, dine kontakter, dine fakturaer, ditt utestående, ditt tegningsarkiv, dine datamaskiner og dataprogrammer, ditt inventar, m.m

TorpedoAdm er ajour med de siste operativsystemer (Windows XP, Windows Vista, Mac OSX 10.4 og  Mac OSX 10.5) og drar nytte av store skjermer.

TorpedoAdm kan brukes i firmaer av ulik størrelse, helt fra de største arkitekt/konsulentfirmaer, til en enkelt bruker på et enmannskontor.

TorpedoAdm er plattformuavhengig, dvs. at noen brukere i nettverket kan kjøre programmet fra sin Windows-maskin , mens andre samtidig kan kjøre fra Macintosh.

Har du din laptop med deg på reise, kan du føre timer og jobbe med andre deler av programmet fra hvor som helst i verden, bare du har tilgang til en Internet-linje.

Programmet har en høy grad av sikkerhet innebygget, bl.a. adgangskontroll og tilgangsnivåer.

Kraftig timelistemodul

Sentralt i TorpedoAdm er timelisten. Her kan hver enkelt medarbeider daglig fra sin egen maskin skrive inn sitt timeforbruk i timelisten og spesifisere timeforbruket på de enkelte sakene/prosjektene.

Man ser hele månedens timeliste på en gang, noe som gir den beste oversikten.

Til hver timeregistrering kan det  knyttes en beskrivelse av hva som er utført. Det kan være en liten tekst, eller et lengre notat. Spesifikasjon er uunnværlig for å kunne dokumentere i detalj overfor deg selv og oppdragsgiver hva som er gjort på prosjektet, også etter at det er gått lang tid. En viktig del av kvalitetssikringen av prosjektet.

I timelisten holdes det styr på mertid, overtid, sykdom og ferier, hva som er fakturerbar tid/ikke fakturerbar tid. Det er til enhver tid full oversikt over kontorets situasjon.

Prosjektplanlegging

TorpedoAdm lar deg på en enkel og effektiv måte planlegge fremdriften og bemanningen av dine prosjekter, både tallmessig og grafisk.

Den grafiske fremdriftsplanen gir deg en meget god, men samtidig enkel oversikt og styring av oppstart, varighet og sluttdatoer på prosjektene, og hvem som skal jobbe med de forskjellige prosjektene.

Du vil raskt oppdage tids- og bemanningskonflikter, og bare ved noen enkle klikk kan du forskyve prosjektene i forhold til hverandre for å oppnå realistiske tidsplaner.

Du kan, etterhvert som prosjektet skrider frem, se hvem som har jobbet på de forskjellige aktivitetene og hvor mange timer de har brukt.

Fleksibelt kunde og kontaktregister

Du kan lynraskt finne igjen en kunde etter det  fritekst-søk på kundenavn. Kunderegistret viser foruten adresse, telefoner, faksnumre, kontaktpersoner, også en liste over kundens prosjekter/saker. Denne listen kan du bruke til å manøvrere deg raskt til de aktuelle sakene.

Du har også tilgang til alle dokumentene som er knyttet til kundens prosjekter.

Du kan enkelt og fleksibelt legge inn hver enkelt av dine kunder og kontakter i en lang rekke forskjellige kundegrupper for å holde oversikt over dine relasjoner til kunder og kontakter. Dette kan gi deg oversikten over hvem som er med i prosjekteringsgrupper, hvem du skal bearbeide for å få nye oppdrag, hvem som skal ha tilsendt tegningsmateriale og/eller hvem som skal ha julekort.

Du kan sende bruke kunderegistret til å sende  direkte SMS og mail.

Timebudsjettering for optimal styring

Timeforbruk og honorarer kan enkelt budsjetteres månedsvis for inntil flere år fremover.

Timebudsjettet kan utarbeides fra bunnen av, eller genereres og oppdateres automatisk fra fremdriftsplanen.

Budsjettet oppdateres kontinuerlig med timeforbruket fra timelistene, slik at du hele tiden ser hvordan prosjektet ligger an. Dette kan sees både tallmessig og ved hjelp av grafisk fremstilling.

Tegningsregister

I TorpedoAdm kan du opprette tegningsregistre for  prosjektene dine.

Du trenger ikke lenger bruke noe tilleggsprogram for å improvisere et tegningsregister som du aldri finner igjen når du kanskje om lang tid skal revidere det.

Fra hvert prosjekt kan du straks se hvilke tegninger du har på prosjektet, med de aktuelle revisjonsindekser, osv.

Fakturering

TorpedoAdm lar deg utfakturere både etter timeforbruk og i forhold til fastprisavtaler.

Medarbeiderne kan ha forskjellige timepriser på forskjellige prosjekter og for forskjellige kunder.

Du kan alltid overstyre de forslagene programmet gir deg til fakturering. Du har alltid oversikt over hvordan du ligger an i forhold til avtalte priser og honorartak.

Med TorpedoAdm har du også oversikt over hvilke utlegg du har hatt på et prosjekt, og du glemmer ikke å få med utleggene når du fakturerer, selv om det kanskje går lang tid til du fakturerer på saken.

Prosjektregister som “samler trådene”

Prosjektet (saken) danner kjernen i TorpedoAdm. Rundt prosjektet knyttes en lang rekke vesentlige opplysninger.

Dokumentstyringen som er knyttet til prosjektregistret kan gi deg oversikt over alle prosjektdokumenter, f.eks. møtereferater, tilbudsbrev, kalkyler, tegninger. Du kan starte opp disse dokumentene direkte fra TorpedoAdm, selv om disse er laget i andre programmer, f.eks. Word og Excel.

Du kan også lagre digitale bilder direkte på prosjektet i en egen bildedatabase. Dette kan f.eks. være prosjektfotografier, bilder av bygningsmodeller, Internetpresentasjoner, osv. Det vil senere alltid være enkelt å finne bildene igjen for ombruk.

TorpedoAdm gir deg prosjektstatistikk, programmet forteller deg hvilket timeforbruk og honorarinntekt du har hatt pr m2 i dine prosjekter og hvor mye du i virkeligheten har tjent pr time. Dette er verdifulle opplysninger når du senere skal gi pris på nye prosjekter.

Prosjektene kan være fastpris-prosjekter eller de kan utfaktureres etter en eller mange timepriser. Det kan knyttes separate (individuelle) timepriser til prosjektene eller til kundene, i tillegg til de ulike timeprisene som kan knyttes til medarbeiderne.

Oversikt over inventar og utstyr

Inventarmodulen gir deg bl.a. oversikt over alle kontorets viktigste materielle eiendeler. Du kan lett ha den nødvendige oversikt over verdier, f.eks. i forhold til forsikringer. Inventarmodulen løser også de nye inventarproblemene som har oppstått ved anskaffelse av datamaskiner og -programmer.

Du kan nå ha oversikt over alle maskinene med sine garantitider og serienumre. Du vet hvem som har levert de enkelte maskiner og hvor du skal gå for å få service. På samme måte kan du registrere programvare, med opplysninger om versjoner, lisensnumre og hvem som har ansvaret for de enkelte gjenstander.

Avtalebok

Hver medarbeider har sin egen avtalebok hvor avtaler, møter, osv. kan noteres, og hvor man kan bli minnet på ting som skal skje. Det er også mulig å legge inn avtaler for andre. Administrasjonen vil kunne gi beskjeder til den enkelte.

Avtaleboken er tilgjengelig fra alle deler av programmet, og er typisk en funksjon man ønsker tilgang til hele dagen.

Enkel likviditetsstyring

I TorpedoAdm kan du også registrere fakturaene kontoret selv skal betale, husleie, lønnskostnader, osv., med de aktuelle forfallsdatoer. Disse kan du se opp mot hva du til enhver tid har utfakturert (eller bør utfakturere) og gi deg en nyttig oversikt over kontorets økonomiske situasjon for den nære fremtid.

Enkelt i bruk

TorpedoAdm er skrevet på norsk for norske forhold, av personer som kjenner bransjen.

Programmet er fritt for vanskelige regnskapsmessige fagutrykk, og du trenger slett ikke ha regnskapsutdannelse for å ha full glede av det.

Ta gjerne kontakt med oss for nærmere detaljer, for å få et uforbindtlig  pristilbud eller for å få oppgitt noen av våre referanser.